Multitasking, ¿aliado o enemigo de la productividad?

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Cuando tenemos una vida muy ajetreada quisiéramos hacer todo a la vez: contestar correos electrónicos, revisar la agenda, hablar por teléfono con los clientes y avanzar con nuestro trabajo; y, en el caso de los colaboradores que trabajan en home office, esta necesidad aumenta porque deben vigilar a los hijos en clase en línea, preparar comida, limpiar su casa y concentrarse entre todos los ruidos típicos del hogar.

El multitasking se ha convertido, más que en una habilidad, en una necesidad. Incluso hay empresas que buscan personal con esta capacidad, ante la enorme carga de trabajo que tienen. Pero, vayamos por pasos:

 

¿Qué es el multitasking?

Multitasking o multitarea es la habilidad de hacer más de un proceso o tarea al mismo tiempo. El cerebro humano nos da la capacidad de efectuar varias cosas al mismo tiempo: hablamos mientras caminamos y comemos, escuchamos música mientras hacemos ejercicio, podemos ver nuestra serie favorita mientras enviamos un mensaje de texto… sin embargo, ¿esto se compara con la dedicación necesaria para el trabajo?

Las investigaciones revelan que el cerebro puede realizar hasta dos tareas complejas al mismo tiempo, esto gracias a los dos lóbulos frontales que se encargan de las acciones importantes. El problema comienza cuando intentamos hacer más actividades al mismo tiempo, ya que se incrementa la probabilidad de cometer errores, tardar más tiempo o de olvidar alguna de las tareas debido a que el cerebro tiene que cambiar de una cosa a otra.

 

Consecuencias del multitasking

De acuerdo con estudios, una persona que realiza más de dos tareas complejas a la vez por más de cinco días, comienza a perder un 20% de efectividad, es decir, el equivalente a un día de trabajo. Además de presentar los siguientes signos:

• Estrés. El multitasking es una necesidad de ahorrar tiempo, actuar de forma inmediata, manejar mucha información al mismo tiempo y trabajar bajo presión para resolver problemas. Todo esto conlleva mucho estrés, con consecuencias como problemas para conciliar el sueño, presión arterial elevada, aumento de antojo por dulces, entre otras.
• Problemas de memoria. No solo es el olvido de las tareas que se realizan a la vez; ante la saturación de información en el cerebro, el hipocampo (encargado de almacenar y recordar datos) y el encéfalo (encargado de las tareas repetitivas) pueden verse afectados, provocando daños a la memoria por lo que es común olvidar lo que hicimos, lo que tenemos que hacer, los pagos de servicios, etc.
• Baja en la productividad. Al hacer varias cosas a la vez, la probabilidad de hacerlas mal aumenta ya que no se les pone la atención que requieren, la reacción es más lenta ante los problemas y cabe la posibilidad de olvidar tareas, entregándolas fuera de tiempo o con errores.

 

Entonces, ¿tengo que dejar de ser multitasking?

No necesariamente. Si bien el multitask tiene todos estos problemas, los colaboradores necesitan más herramientas para aprender cómo sí hacerlo. Lo ideal es enfocarte en un área en especial y dedicarle tu atención completa, programando tu agenda con base en las actividades urgentes, prioritarias, importantes y superficiales. Por ejemplo, puedes dedicar tus habilidades de multitarea para actividades que no requieren tu concentración al 100%, como contestar correos electrónicos, revisar mensajes en WhatsApp dedicar tu atención completa a las actividades más importantes.

 

¿Cómo sí ser multitasking?

En el mundo laboral, los perfiles de trabajadores capaces de realizar muchas actividades en poco tiempo son muy atractivos, y si tú quieres reducir el tiempo de tu jornada laboral o que el tiempo que tienes te alcance para realizar todos tus pendientes, probablemente acabes haciendo dos o tres tareas al mismo tiempo.

Para esto, puedes planificar tu agenda y agrupar las tareas que sean similares, de modo que tu cerebro no se distraiga tanto al pasar de la tarea 1 a la tarea 2, ya que serán muy parecidas y te costará menos mantener la concentración.

Asimismo, puedes eliminar las distracciones y dejarlas para momentos breves y que estén previamente planeados en tu agenda, ya que estas distracciones son las principales en hacer que pierdas la concentración, olvides lo que estabas haciendo y seas más propenso a equivocarte.

Por último, tomate un tiempo para revisar el trabajo realizado antes de enviarlo, ya que, después de varias horas de trabajo, puedes haber cometido algún error, y hacer una revisión rápida te ayudará a evitar problemas con tus superiores o clientes que fácilmente se pudieron evitar.

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