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Las empresas se forman por individuos quienes, a su vez, forman equipos de trabajo para alcanzar objetivos a través de estrategias, roles y compromisos, para lo cual asignan tareas, delegan funciones y ponen su confianza en ellos para tratar con clientes o fabricar las mercancías que serán vendidas. Entonces, ¿Qué pasa cuando hay un problema entre colaboradores, que provoca malentendidos o fallas de producción? Si bien hay muchas causas para que esto suceda, la más común es la falta de comunicación efectiva.
La comunicación efectiva es una habilidad social, que puede ser aprendida y entrenada para ponerla en práctica en tu entorno laboral, de modo que tus colaboradores puedan:
Por el contrario, cuando la comunicación no es efectiva, los colaboradores tienen conflictos constantes entre ellos, se dan los “grupitos” donde se aíslan a otros miembros del equipo, hay retrasos o problemas con las tareas asignadas, bajo rendimiento y un clima laboral negativo.
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La comunicación efectiva es una habilidad fundamental en todos los aspectos de la vida, tanto personal como profesional, ya que tiene beneficios como:
Fomentar la empatía
La empatía es la capacidad de comprender y compartir los sentimientos de otras personas. Al escuchar activamente a los otros y comprender su punto de vista, las personas fortalecen los vínculos que las unen, construyen una relación sólida y resolver conflictos de forma pacífica.
Mejora la colaboración
Los entornos donde la comunicación es efectiva tienen un clima positivo, que favorece la colaboración. Además, los equipos de personas empáticas y con buenas habilidades de comunicación tienen una mejor capacidad para encontrar soluciones a los problemas del día a día.
Mayor comprensión y productividad
La comunicación efectiva asegura el intercambio de información y la claridad en las indicaciones, lo que permite que los equipos trabajen con un objetivo en común y de forma más productiva.
Al mejorar la comprensión y la comunicación, los equipos pueden evitar repeticiones y aclaraciones innecesarias, así como errores por falta de atención, lo que agiliza los procesos y aumenta la productividad.
Prevenir y solucionar conflictos
Las habilidades de comunicación no solo se enfocan en transmitir información y escuchar activamente, sino en prevenir y solucionar conflictos pequeños antes de que se conviertan en problemas mayores y difíciles de resolver.
Al tener un ambiente positivo, en el que no haya conflictos graves entre colaboradores, se forma un clima laboral saludable en el que todos se sienten motivados y enfocados en la realización de sus tareas.
Motivación de los equipos
La comunicación efectiva motiva a los colaboradores a dar lo mejor de sí mismos, permitiendo que todos los miembros del equipo expresen sus ideas libremente.
Aumenta la satisfacción personal
La comunicación clara, abierta y empática ayuda a evitar malentendidos y situaciones conflictivas entre los colaboradores. Además, al permitírseles expresarse libremente, los colaboradores podrán tener oportunidades de crecimiento personal y profesional.
La comunicación efectiva se forma por los siguientes elementos clave:
La comunicación es una de las herramientas más poderosas: gracias a ella podemos expresar nuestras emociones, pensamientos, ideas y valores.
Incluso si no hablamos con palabras, el lenguaje corporal es parte de la comunicación, así como el tono de voz y la postura. Por ello, aunque las palabras sean positivas, un tono de voz enérgico, a gritos o una postura rígida transmiten un mensaje incongruente, sarcástico, que se traduce en falta de comprensión.
Por el contrario, la comunicación efectiva contribuye a crear un entorno de trabajo positivo, colaborativo, en el que los colaboradores se sientan motivados y valorados.
Los seres humanos somos los únicos animales con la capacidad de hablar y escribir, sin embargo, esto no quiere decir que sepamos comunicarnos de forma efectiva. Y es que, “entre lo que pienso, lo que quiero decir, lo que creo decir, lo que digo, lo que quieres oír, lo que oyes, lo que crees entender, lo que quieres entender, lo que entiendes” existen nueve posibilidades de que los mensajes no sean claros. Para evitar esto, te recomendamos:
Si el propósito es asignar una tarea o dar instrucciones, defínelo de la forma más concreta y elige el canal de comunicación ideal. Muchas empresas optan por gestores de tareas, que son la mejor vía para asignar un trabajo, dar instrucciones, establecer fechas de entrega y monitorear el avance.
Al hablar con tu equipo, procura que las instrucciones sean precisas, claras y comprensibles para la otra persona, y busca que tus colaboradores sigan este ejemplo para evitar frases o palabras que distraigan o enreden a sus compañeros.
Reconocer que existen barreras que dificultan la comunicación es el primer paso para superarlas. Los siguientes factores son los principales retos a superar para mantener la claridad y eficiencia:
En general, las personas solo escuchamos la parte que pensamos que es importante del mensaje de otras personas, y elaboramos rápidamente la respuesta en nuestra mente antes de permitir que el otro se exprese hasta el final. Algunas personas, incluso, interrumpen constantemente a otros para hablar sin captar la esencia del mensaje.
Esto no solo es molesto, sino que puede provocar problemas de comunicación como omitir datos relevantes del mensaje, responder abruptamente y molestar al interlocutor al no permitirle que se exprese. Así que, ante una conversación o resolución de conflicto, deja que los colaboradores hablen, escúchalos hasta el final y luego das tu opinión. Este mismo ejemplo les servirá a tus colaboradores para prevenir conflictos o solucionar efectivamente los que se presenten.
La cualidad de “ponerse en el lugar de otros” no solo te permitirá comprender mejor a tus colaboradores, sino que te dará las herramientas para “hablar en su mismo idioma” y hacerle que comprenda tus argumentos.
La habilidad de decir lo que piensas de forma respetuosa, sin culpar a otros, centrándose en el tema y sin desviarse a cosas del pasado o a conflictos personales se conoce como asertividad. Además, esto implica respetar la opinión y críticas de otros, reflexionando serenamente al respecto.
Si usas un tono de voz negativo, gritas o haces gestos muy exagerados transmitirás un mensaje contrario al que expresan tus palabras de aliento o empatía. Si la situación a la que te enfrentas aún te tiene en un estado emocional negativo, tómate un tiempo para calmarte y volver a hablar de forma tranquila, pausada y serena, de modo que tu cuerpo y tu voz estén en sintonía.
Si eres líder y buscas formas de desarrollar las habilidades de comunicación efectiva en tu empresa, negocio u oficina, te recomendamos los siguientes consejos:
Soluciona los problemas por mínimos que parezcan
Asegúrate de que no haya problemas o situaciones negativas ocultas, que provoquen incomodidad entre los colaboradores. Asegúrate de que todos se lleven bien, que puedan hablar libremente y con honestidad.
En caso de que haya algún conflicto, procura que se resuelva lo antes posible, por pequeño que parezca para evitar rencores y rencillas que afecten a la comunicación a largo plazo.
Fomenta el brainstorming
Busca oportunidades para crear sesiones de brainstorming sobre diferentes situaciones, tanto en la estrategia de trabajo como para otros contextos, como celebraciones o reuniones. Lo importante es fomentar la interacción de todos los miembros.
Busca diferentes estilos y canales de comunicación
Asegúrate de contar con diferentes estilos y canales de comunicación. Esto es especialmente importante en un contexto laboral cada vez más digital, en el que las interacciones son a través de pantallas. Una vez que elijas los canales, infórmaselos a los colaboradores para que los aprovechen al máximo.
Dedica tiempo para romper el hielo entre los colaboradores
Destinar tiempo para romper el hielo es indispensable para que los colaboradores se conozcan fuera del ámbito laboral, rompan el hielo y formen una relación de confianza en la que puedan expresarse libremente.
Este tiempo puede ser dentro de la oficina, pero en un ambiente apartado del trabajo. Por ejemplo, en salas de juntas, comedores o terrazas, o bien, de vez en cuando tener sesiones guiadas por profesionales para el diagnóstico de problemas y el desarrollo de competencias.
Al hablar sobre comunicación efectiva en el trabajo, es importante aclarar que no todas las interacciones se dan de forma presencial. Existen diferentes tipos de comunicación, cada uno con sus características y funciones. Conoce los más comunes:
Comunicación según la jerarquía
La comunicación con base en la jerarquía puede ser vertical ascendente, es decir de los empleados a sus superiores para informar sobre el proceso de trabajo; descendente, de los gerentes a los empleados para transmitir indicaciones; horizontal entre compañeros de equipo; en diagonal o entre gerentes y directores.
Comunicación según el medio o canal utilizado
Este tipo de comunicación se refiere al medio o canal utilizado por los interlocutores. Por ejemplo, puede ser a través de videoconferencias, chats o de forma personal. En el caso de los equipos descentralizados, que trabajan en oficinas de otras ciudades o en home office, la comunicación puede dificultarse por las diferencias en horario, cultura o hábitos.
Si necesitas ayuda para aprender la comunicación efectiva, te invitamos a contactarnos para seguir las publicaciones que tenemos para ti en nuestro blog donde constantemente generamos contenidos que te ayudarán a crear equipos de trabajo efectivos y felices mediante actividades de integración empresarial y el desarrollo de competencias laborales. Pide más información sobre nuestras dinámicas de integración laboral y el taller de integración y trabajo en equipo.
Gerente de Formación y Contenido en Ludicorp, especialista en captar necesidades y transformarlas en experiencias de aprendizaje
